Organizacja webinaru wymaga zastosowania specjalnych narzędzi. Jednym z nich jest aplikacja Freshmail, dzięki której można to zrobić w prosty, wręcz domyślny sposób. W aplikacji istnieje podział na trzy główne osoby. Pierwszą z nich jest prowadzący webinar prezenter, drugą jest wspierający go moderator, a trzecią uczestnik, który może np. komentować, pobierać pliki itd. Każda z tych osób ma przypisany zupełnie inny poziom uprawnień.
Jak zarządzać wydarzeniem?
Chcąc rozpocząć konkretne wydarzenie, prezenter musi przejść do zaplanowanych spotkań poprzez zakładkę „Webinary”, a następnie opcję „Pokoje/Wydarzenia”. Następnym krokiem jest wybór właściwego webinaru i wybranie znajdującego się obok niego przycisku „Rozpocznij”. Następnie aplikacja przekieruje użytkownika do interfejsu pokoju, po czym klika on w przycisk „Start”, który umieszczony jest w prawym, górnym rogu interfejsu. Opcjonalnie istnieje możliwość nagrania całego webinaru, do czego zresztą służy odrębny przycisk.
Menu użytkownika
Najważniejszą zaletą aplikacji Freshmail jest jej przejrzysty i czytelny układ. Interfejs narzędzia składa się z kilku okien, z których największe (i najważniejsze) przedstawia aktualny obraz widziany przez słuchaczy. W interfejsie wyświetlane są również informacje dotyczące liczby połączonych użytkowników, ustawień audio i wideo, a także zaproszonych użytkowników i siły sygnału. Użytkownik ma również możliwość wyboru spośród kilku różnych układów pokoju. Oprócz „Dyskusji”można wybrać „Prezentację”, „Pytania i Odpowiedzi”, a także tzw. „Zaklucz”, w ramach którego pokój jest zamykany na tytułowy „klucz”. Oznacza to, że inni słuchacze są przekierowywani do poczekalni, z której mogą oni wysłać prośbę o przeniesienie do pokoju.
Zarządzanie obrazem i dźwiękiem
Użytkownik narzędzia może zarządzać nie tylko układem lub listą uczestników w pokoju, ale również ustawieniami audio i wideo. Istnieje np. możliwość wyłączenia mikrofonu lub też zastąpienia obrazu „na żywo”pojedynczym zdjęciem profilowym. Istnieje również możliwość udostępniania na bieżąco plików, w tym treści naukowych, szkoleniowych, informacyjnych itd. Za pomocą narzędzia można też udostępniać ankiety, w ramach których można skontrolować opinie uczestników na temat danego webinaru. Co ważne, za pomocą aplikacji użytkownik może w czasie rzeczywistym podglądać wszystkie zmiany dotyczące wybranego webinaru.
Mówiąc wprost, dzięki aplikacji Freshmail prowadzący prezentację ma wzgląd we wszystkie najważniejsze narzędzia, za pomocą których może on zarządzać wirtualnym spotkaniem.
